Politique de code de conduite et d'éthique

Adoptée par le conseil d’administration le 13 juillet 2026. Date d’entrée en vigueur : le 13 juillet 2026.

1. Objet

Lanfrica Labs s’engage à respecter les normes les plus élevées d’intégrité, de conduite éthique, de responsabilité et de respect dans l’ensemble de ses activités.

La présente Politique de code de conduite et d’éthique (le « Code ») énonce les principes et les normes de comportement attendus de l’ensemble des administrateurs, dirigeants, employés, entrepreneurs, bénévoles et représentants de Lanfrica Labs.

2. Champ d’application

Le présent Code s’applique :

• aux membres du conseil d’administration;
• au directeur général;
• aux dirigeants de la Société;
• aux employés et aux entrepreneurs;
• aux bénévoles et aux représentants agissant au nom de Lanfrica Labs.

3. Principes éthiques fondamentaux

Toutes les personnes visées par le présent Code doivent agir conformément aux principes suivants :

3.1 Intégrité et honnêteté

Agir avec honnêteté, de bonne foi et dans le meilleur intérêt de Lanfrica Labs en tout temps.

3.2 Responsabilité fiduciaire

Protéger les actifs, la réputation et la mission de la Société et n’utiliser ses ressources qu’à des fins autorisées.

3.3 Reddition de comptes et transparence

Favoriser l’exactitude de la reddition de comptes, une prise de décision responsable et la transparence envers les parties prenantes, les bailleurs de fonds et les partenaires.

3.4 Respect et inclusion

Traiter chaque personne avec dignité et respect, sans égard à ses origines, à son identité ou à ses affiliations, et promouvoir des pratiques inclusives et équitables.

4. Prise de décision éthique

Face à un dilemme éthique ou à une situation qui n’est pas clairement traitée par le présent Code, les personnes concernées sont tenues :

1. d’agir de bonne foi et dans le meilleur intérêt de la Société;
2. de tenir compte de la mission, des valeurs et de l’incidence réputationnelle de la Société;
3. de respecter les lois applicables et les exigences des bailleurs de fonds; et
4. de demander conseil au directeur général ou au président du conseil d’administration avant d’agir.

L’incertitude n’excuse pas l’inaction lorsqu’une divulgation ou une consultation s’impose.

5. Conformité juridique et aux politiques

Toutes les personnes assujetties au présent Code doivent :

• respecter l’ensemble des lois et règlements applicables;
• se conformer aux règlements administratifs, aux politiques et aux ententes de la Société, notamment :
  • la Politique sur les conflits d’intérêts;
  • la Politique sur les questions réservées et la délégation de pouvoirs;
  • l’entente de nomination du directeur général (le cas échéant).

6. Conflits d’intérêts

Tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu doit être :

• divulgué promptement;
• consigné conformément à la Politique sur les conflits d’intérêts; et
• géré au moyen d’une récusation ou d’autres mesures de protection appropriées.

L’omission de divulguer un conflit peut constituer un manquement au présent Code.

7. Cadeaux, avantages et gratifications

Les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et représentants ne doivent pas accepter de cadeaux, de faveurs, d’avantages ou de marques d’hospitalité qui pourraient raisonnablement être perçus comme influençant—ou semblant influencer—la prise de décision au nom de la Société.

Les marques d’appréciation nominales ou usuelles d’une valeur n’excédant pas 50 $ peuvent être acceptées, pourvu qu’elles ne créent pas de conflit d’intérêts réel ou perçu.

Tout cadeau ou avantage excédant ce seuil, ou toute situation d’incertitude, doit être divulgué conformément à la Politique sur les conflits d’intérêts.

8. Activités politiques et lobbyisme

Lanfrica Labs est un organisme sans but lucratif et ne participe pas à des activités politiques partisanes.

Les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et représentants ne doivent pas :

1. faire campagne politique au nom de la Société;
2. utiliser les ressources, le nom ou les fonds de la Société à des fins politiques; ou
3. présenter des opinions politiques personnelles comme étant celles de la Société.

Toute activité de représentation permise doit être conforme aux lois applicables et être expressément autorisée par le conseil d’administration.

9. Utilisation des ressources organisationnelles

Les ressources de Lanfrica Labs—y compris les fonds, la propriété intellectuelle, les données, les systèmes et la réputation—doivent être utilisées :

• uniquement à des fins organisationnelles autorisées;
• de manière responsable, licite et éthique.

L’utilisation à des fins personnelles des ressources organisationnelles est interdite, sauf autorisation expresse.

10. Confidentialité

Tout renseignement non public obtenu dans le cadre d’une association avec Lanfrica Labs doit être traité de façon confidentielle, sauf si sa divulgation est autorisée ou exigée par la loi.

Les obligations de confidentialité subsistent après la fin du service ou de l’engagement d’une personne.

11. Conduite professionnelle

Les comportements interdits comprennent, sans s’y limiter :

• le harcèlement, la discrimination ou les abus – le harcèlement et la discrimination étant interprétés conformément aux lois applicables en matière de droits de la personne et d’emploi;
• la présentation erronée de la Société ou de ses travaux;
• l’utilisation abusive de l’autorité ou du poste à des fins personnelles;
• les représailles contre les personnes qui soulèvent des préoccupations de bonne foi.

12. Signalement des préoccupations

Toute personne assujettie au présent Code est tenue de signaler tout manquement connu ou présumé au présent Code, à la loi applicable, ou toute préoccupation éthique importante.

Les signalements peuvent être faits au moyen des mécanismes prévus à la section 12a.

Les signalements faits de bonne foi ne donneront lieu à aucune représaille.

12a. Protection des lanceurs d’alerte et mécanisme de signalement

Lanfrica Labs s’engage à offrir un mécanisme sûr, confidentiel et efficace permettant de signaler les préoccupations liées à une conduite contraire à l’éthique, à des violations de la loi, à des irrégularités financières, à un usage abusif des fonds, à des risques pour la sécurité ou à des manquements au présent Code.

Mécanismes de signalement

Les préoccupations peuvent être signalées au moyen de l’un ou l’autre des mécanismes suivants :

1. le directeur général;
2. le président du conseil d’administration;
3. tout membre du conseil d’administration; ou
4. un mécanisme de signalement externe désigné par le conseil d’administration, le cas échéant.

Signalement anonyme

Les signalements peuvent être faits de façon anonyme lorsque cela est possible. Les signalements anonymes seront examinés et feront l’objet d’une enquête dans la mesure du possible.

Processus d’enquête

Tout signalement fera l’objet d’un accusé de réception rapide et sera examiné de bonne foi. La Société mènera une enquête diligente, impartiale et confidentielle, adaptée à la nature de la préoccupation. Les personnes qui font l’objet d’un signalement se verront offrir l’occasion de répondre, sauf lorsque cela compromettrait l’enquête.

Interdiction des représailles

Les représailles contre toute personne qui signale une préoccupation de bonne foi, ou qui participe à une enquête, sont strictement interdites. Les représailles constituent un manquement grave au présent Code et peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la destitution ou au congédiement.

Signalements faux ou de mauvaise foi

La présente politique ne protège pas les personnes qui font sciemment des signalements faux ou malveillants.

13. Protection des données, vie privée et éthique de la recherche

Lanfrica Labs s’engage à une gestion responsable des données, y compris la collecte, l’utilisation, le stockage et le partage éthiques des données.

Tous les administrateurs, membres du personnel et représentants doivent :

1. traiter les données personnelles et sensibles avec soin et confidentialité;
2. se conformer aux lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée, y compris, le cas échéant, le RGPD et les cadres africains applicables de protection des données;
3. respecter les normes communautaires, culturelles et d’éthique de la recherche applicables aux données linguistiques et liées à l’IA;
4. n’utiliser les données qu’à des fins organisationnelles autorisées.

Toute atteinte présumée à la protection des données ou tout usage abusif des données doit être signalé promptement conformément aux dispositions du présent Code relatives aux lanceurs d’alerte et au signalement.

14. Application et équité procédurale

Les manquements au présent Code seront traités de façon équitable, cohérente et conforme à l’équité procédurale.

Pouvoirs et responsabilités

1. Les manquements allégués commis par des membres du personnel ou des entrepreneurs seront examinés et traités par le directeur général.
2. Les manquements allégués commis par le directeur général ou par des membres du conseil d’administration seront examinés et traités par le conseil d’administration.

Processus

Le processus d’application comprend, selon le cas :

1. l’examen rapide du manquement allégué;
2. une enquête impartiale;
3. un avis à la personne concernée;
4. la possibilité de répondre avant qu’une décision définitive ne soit rendue.

Mesures disciplinaires

Les mesures disciplinaires peuvent comprendre des avertissements, une suspension, un congédiement, une destitution ou d’autres recours permis par les règlements administratifs et la loi applicable.

Destitution d’un administrateur

Toute destitution d’un administrateur doit se faire strictement conformément aux règlements administratifs de la Société et aux politiques de gouvernance applicables.

15. Attestation et formation

Tous les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et représentants doivent attester par écrit avoir pris connaissance du présent Code au moment de leur nomination, puis annuellement par la suite.

Les nouveaux administrateurs et membres du personnel recevront une orientation d’accueil concernant le présent Code et les politiques de gouvernance connexes.

Les attestations seront conservées par la Société dans le cadre de ses dossiers de gouvernance et de conformité.

16. Révision et modification

Le présent Code est révisé périodiquement par le conseil d’administration et peut être modifié par résolution du conseil.

17. Contrôle du document

Le présent Code est révisé périodiquement par le conseil d’administration. Le tableau ci-dessous présente l’historique du document.

18. Droit applicable

Le présent Code est régi et interprété conformément aux lois de la province de Québec et aux lois du Canada qui y sont applicables.