Politique sur les conflits d'intérêts

Adoptée par le conseil d’administration le 13 juillet 2026. Date d’entrée en vigueur : le 13 juillet 2026.

1. Objet

La présente Politique sur les conflits d’intérêts (la « Politique COI ») a pour objet de veiller à ce que les décisions de Lanfrica Labs (la « Société ») soient prises dans le meilleur intérêt de la Société et de sa mission, et de fournir un cadre transparent pour repérer, divulguer et gérer les conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus.

La présente politique vise à gérer les conflits de manière appropriée, et non à interdire les relations ou les affiliations qui sont courantes et attendues au sein de l’écosystème de la Société.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique :

• aux administrateurs de la Société;
• aux dirigeants de la Société;
• au directeur général; et
• aux membres des comités du conseil.

3. Définition d’un conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts personnels, professionnels, financiers ou organisationnels d’une personne pourraient raisonnablement être perçus comme influençant son jugement, sa prise de décision ou ses actions au nom de la Société.

Les conflits peuvent être :

• réels (existant actuellement),
• potentiels (susceptibles de survenir à l’avenir), ou
• perçus (pouvant raisonnablement être considérés comme un conflit par un observateur externe).

4. Obligations de divulgation

4.1 Divulgation initiale

Chaque administrateur et dirigeant doit divulguer tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu au moment de sa nomination, puis annuellement par la suite.

4.2 Divulgation continue

Tout conflit survenant pendant la durée du mandat doit être divulgué promptement au conseil d’administration.

4.3 Forme de la divulgation

Les divulgations peuvent être faites oralement lors d’une réunion et sont consignées au procès-verbal, ou au moyen d’une déclaration écrite conservée par la Société.

5. Gestion des conflits

5.1 Récusation de la prise de décision

L’administrateur ou le dirigeant qui a un conflit d’intérêts à l’égard d’une question donnée doit :

• divulguer la nature du conflit;
• s’abstenir de voter sur la question; et
• se récuser de la prise de décision sur cette question.

5.2 Participation à la discussion

Lorsque cela est approprié et à la discrétion du conseil, une personne en conflit peut participer aux discussions factuelles ou fournir des renseignements contextuels, pourvu que :

• elle ne tente pas d’influencer la décision; et
• elle ne participe pas à la délibération finale ni au vote.

5.3 Quorum et vote

Un administrateur en conflit n’est pas compté aux fins du vote sur la question en cause. Le quorum est évalué conformément aux règlements administratifs et à la loi applicable.

6. Affiliations externes et relations de financement

6.1 Organisations affiliées

La Société reconnaît que les administrateurs et les dirigeants peuvent occuper des postes au sein d’organisations, ou entretenir des relations avec des organisations, qui peuvent :

• financer la Société;
• établir un partenariat avec la Société; ou
• exercer leurs activités dans des domaines connexes.

De telles affiliations ne constituent pas, en elles-mêmes, un conflit d’intérêts.

6.2 Conflits liés aux bailleurs de fonds

Lorsqu’un administrateur ou un dirigeant est affilié à une organisation qui :

• lance un appel de propositions de financement;
• évalue des demandes de financement; ou
• prend des décisions de financement concernant la Société,

cette personne doit :

• divulguer l’affiliation; et
• se récuser de toute décision du conseil relative à l’acceptation, à la négociation ou à l’approbation d’un tel financement.

7. Directeur général et questions opérationnelles

Le directeur général peut engager des discussions, rechercher des renseignements et entretenir des communications informelles avec des administrateurs ou des dirigeants qui occupent des fonctions au sein d’organisations externes, pourvu que :

• ces discussions n’impliquent aucun pouvoir décisionnel de la part de l’organisation externe; et
• tout conflit qui en découle soit divulgué et géré conformément à la présente politique, au niveau du conseil d’administration.

8. Relations familiales et avec des parties liées

Lorsque la Société conclut des partenariats, des contrats ou des ententes de financement avec des organisations avec lesquelles un administrateur ou un dirigeant a un lien familial ou une relation personnelle étroite, ces relations doivent être divulguées et gérées conformément à la présente politique.

L’existence de telles relations n’interdit pas automatiquement de telles ententes, pourvu que :

• la relation soit divulguée;
• les modalités soient justes et raisonnables pour la Société; et
• la personne en conflit se récuse des décisions du conseil relatives à l’entente.

9. Dossiers

Toutes les divulgations et récusations effectuées en vertu de la présente politique sont consignées au procès-verbal des réunions du conseil ou conservées dans les dossiers de la Société.

10. Révision et modification

La présente politique est révisée périodiquement par le conseil d’administration et peut être modifiée par résolution du conseil.